أهمية عقد اجتماعات عمل غير رسمية خارج مؤسستك

تقليديًا، مكان العمل هو بيئة رسمية. الكثير من البدلات تتجول، والمستندات يجب ترتيبها والعمل يجب إنجازه. يتم إعداد المذكرات وإرسالها قبل عقد الاجتماعات، ويجب على الجميع الحضور في غرفة الاجتماعات أو في أي مكان يُعقد فيه الاجتماع، مرتدين ملابس رسمية بالكامل ومستعدين للمؤتمر، مع أجهزة الكمبيوتر المحمولة في أيديهم.

ثم يتم عرض عرض PowerPoint، وتوضع الأجندات على الطاولة. يقدم كل من الأطراف الحاضرة أفكارهم ومساهماتهم في المسألة المطروحة. بعد الاجتماع، يتم توزيع المهام، ويعود الجميع إلى مكاتبهم أو مساحاتهم المكتبية. إنها هيكلية رسمية جداً جداً.

المشكلة، مع ذلك، تبقى أن هذه الاجتماعات يمكن أن تكون رتيبة، ونحن جميعًا نعلم (وعندما أقول نحن، أعني أنت وأنا) أن التنوع هو بهار الحياة. يمكن أن تصبح مثل هذه الترتيبات بسرعة مملة وشيئًا لا تتطلع إليه. تصبح مملة، وغالبًا ما يرغب المشاركون في الانتهاء منها في أقرب وقت ممكن. 

ما الذي يمكن فعله لحل هذه المشكلة وإضفاء الحيوية على اجتماعات العمل؟ الجواب بسيط: قم بإجراء الندوات في بيئة غير رسمية خارج المنظمة التجارية. هناك العديد من الأسباب لذلك، وسنقوم بإدراجها (نعم، قلت نحن. أنت وأنا سنقوم بإدراجها، لذا ارتدِ قبعة التفكير الخاصة بك.)

أسباب تجعل الاجتماعات خارج المنظمة تتفوق على الاجتماعات التي تُعقد داخل جدران المنظمة.

1- يضيف الحيوية للحفلة

داخل جدران المنظمة، تسير الأمور كالمعتاد، وقد تصبح الأجواء متوترة قليلاً. يحاول الجميع أن يكونوا حذرين، حتى لا يرتكبوا أخطاء. بشكل عام، يجعل ذلك البيئة أكثر اختناقًا. نتيجة لذلك، يمكن أن تصبح هذه الاجتماعات مملة. ومع ذلك، عندما تُعقد خارج مكان العمل، (في مقهى، على سبيل المثال)، يصبح أعضاء فريقك أقل توترًا. وبالتالي، يخففون من توترهم ويظهرون جانبهم المرح. يمكنهم إلقاء النكات بحرية لأن البيئة تتميز بالحرية.

2- إنه يحفز الإبداع 

أفضل الأفكار تأتي في الحمام. هذه حقيقة معروفة. لكن لماذا ذلك؟ تأمل في هذا قليلاً.

قلت إنه يجب عليك التأمل في ذلك. توقف وفكر في سبب ظهور أفضل أفكارك لك أثناء الاستحمام. نعم، توقف. لا تقرأ بعد.

هل انتهيت من التفكير؟ حسنًا، ما رأيك هو السبب؟ إذا أجبت أنك تشعر بمزيد من الاسترخاء عندما تكون في الحمام، فأنت على حق. نفس الشيء يحدث عندما تستعد للنوم، في سلام في سريرك. تتدفق جميع الأفكار.

من خلال استرخاء العقل، يمكنك خلق هذه الأجواء التي تلهم تدفقًا من الأفكار. هذا ما تفعله أماكن الاجتماعات غير الرسمية مثل المقاهي. إنها تساعدك على الاسترخاء وتحفز عقلك على التفكير في حلول إبداعية للمشكلات التي تواجهها منظمتك. الآن تخيل إعادة خلق ذلك مع فريقك. سيكون لديك تسونامي من الأفكار، على الأقل أكثر مما سيكون لديك في بيئة عمل متوترة.

هناك العديد من الأمثلة على المنظمات الكبيرة التي استفادت من ذلك. على سبيل المثال، قامت جوجل ببناء منظمتها لتعزيز حرية الأفكار. كيف؟ لقد أنشأوا العديد من مراكز الاسترخاء وجعلوا العمل في جوجل يبدو وكأنه العمل في مقهى. 

قد لا تكون منظمتك كبيرة مثل جوجل، ولكن يمكنك بالتأكيد الاستفادة من المقاهي العامة من حولك. على سبيل المثال، تم إنشاء Innovation Cafe لمساعدة الاجتماعات في الانتقال من قاعات الاجتماعات إلى صالة المقهى. تم تصميم غرفة الاجتماعات الافتتاحية، وغرفة التفكير التصميمي، وغيرها خصيصًا للمهنيين والفرق في مكان العمل. إنها البديل المثالي لقاعات الاجتماعات التقليدية.

3-يساعد في بناء علاقة جيدة مع عملائك وشركاء العمل

نعم. يمكن أن تساعد الاجتماعات مع العملاء والشركاء التجاريين المحتملين في بيئة غير رسمية في إتمام الصفقة. أصبحت المناقشات على فنجان من القهوة في مقهى تحل محل الاجتماعات التي تُعقد في قاعات الاجتماعات. بالطبع، لن تكون هناك عروض PowerPoint لدعم نقاطك، لكن البائع الجيد لا يحتاج إلى عروض PowerPoint لبيع أفكاره لجمهوره. 

عندما يستطيع العميل إحضار زوجته معه لتناول فنجان من القهوة معك، يمكنك اعتبار الصفقة شبه مضمونة بالفعل. عليك أن تحسب الأرقام معهم وتجعل القيمة القابلة للتسليم منطقية. لقد تم وضع علامة على عوامل المعرفة، والإعجاب، والثقة، لذا فإن البندول يتأرجح حرفياً في اتجاهك. نعم، هكذا تكون قوة فنجان من القهوة مع عميل في مقهى عام. 

هناك العديد من الأسباب الأخرى التي تجعل عقد الاجتماعات التجارية خارج جدران المنظمة مفيدًا. أخبرتك أننا سنقوم بالتفكير معًا، لذا حان دورك الآن. ما هي المزايا الأخرى التي تعتقد أن عقد الاجتماعات التجارية غير الرسمية خارج المنظمة يجلبها؟

الآن تعرف لماذا يجب عليك نقل اجتماعات عملك خارج جدران قاعة الاجتماعات والمكاتب الخاصة بك. السؤال هو أين يكون أفضل مكان للقيام بذلك؟ حسنًا، إن "ابتكار كافيه" هو المكان المثالي لك. هناك العديد من الأسباب كما ذكرت أعلاه، ولكن في مقدمة القائمة هو أنه يوفر لك تلك الأجواء التي تحفز الإبداع. إنه أفضل مكان لك ولفريقك.

تحقق من خياراتنا لـ اجتماع صغير غرفة أو اجتماع جماعي غرفة